1 OBECNÁ USTANOVENÍ
Ochrana osobních údajů je pro nás prioritou. Vypracovali jsme tyto Zásady zpracování osobních údajů, abychom vás jako své zákazníky informovali o tom, jak společnost OK-TOURS a.s. (dále jen „my“ nebo „Společnost“) vaše osobní údaje získává, uchovává, chrání a dále zpracovává v souvislosti s poskytováním svých služeb v oblasti cestovního ruchu. Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních povinností, kterými jsme zavázáni a pro ochranu našich oprávněných zájmů, případně též k plnění našich zákonných povinností. Prostřednictvím těchto Zásad zpracování osobních údajů vám chceme poskytnout informace o tom, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje (kapitoly 3 až 6 níže), a o vašich právech a způsobu, jakým je můžete uplatnit (kapitola 7 níže). Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, zejména našich zákazníků a dalších osob, jejichž osobní údaje můžeme zpracovávat v souvislosti s poskytováním našich služeb v oblasti cestovního ruchu. Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami zpracování osobních údajů. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.
2 SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ A KONTAKTNÍ ÚDAJE
Správcem vašich osobních údajů je cestovní kancelář OK-TOURS a.s., se sídlem Jana Masaryka čp. 194/39, 120 00 Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B300, IČ: 005 63 391.
Správce údajů jmenoval koordinátora pro ochranu osobních údajů, kterého můžete kontaktovat na níže uvedených údajích: Adresa: OK-TOURS a.s., Koordinátor pro ochranu osobních údajů, Jana Masaryka čp. 194/39, 120 00 Praha 2 Emailová adresa: GDPR@oktours.cz
3 ZÁJEZDY A SLUŽEBNÍ CESTY
3.1 Účely zpracování. Abychom vám mohli poskytovat naše služby, potřebujeme znát a dále zpracovávat některé vaše osobní údaje. Vaše osobní údaje zpracováváme zejména abychom mohli splnit naše smluvní závazky vůči vám a dodat vám služby, které jste si u nás zakoupili a také abychom s vámi mohli jednat o smlouvě a uzavřít smlouvu na vámi vybrané služby. Zpracování údajů pro jednotlivé účely v rámci poskytování služeb a plnění našich souvisejících povinností je podrobněji popsáno níže:
3.1.1 Zajištění ubytování. Součástí organizace zájezdu či služební cesty je zajištění ubytování v cílové destinaci, za tímto účelem bude zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a dále též údaje o vašich preferencích (zejména co se týče stravování nebo jiných zvláštních požadavků) a tyto údaje dále předávat poskytovatelům ubytovacích služeb jako jsou hotely, pensiony či ubytovny.
3.1.2 Zajištění dopravy. Při organizace zájezdu či služební cesty pro zákazníky dále zajišťujeme dopravu. V souvislosti s tím potřebujeme znát vaše základní identifikační údaje a dále od vás můžeme získávat rovněž údaje ohledně vašich preferencí (týkajících se zejména stravování nebo jiných zvláštních požadavků) a tyto údaje předávat dopravcům.
3.1.3 Vyřizování víz. Součástí pořádaného zájezdu nebo služební cesty může být i vyřizování víz do cílové země. Za tímto účelem budeme zpracovávat vaše identifikační údaje, údaje z cestovního pasu a případně další údaje, které daný stát vyžaduje pro udělení víza.
3.1.4 Poskytování zákaznických služeb v cílové destinaci. V případě pořádání zájezdů a služebních cest vám v některých případech budeme poskytovat služby podpory v cílové destinaci prostřednictvím našich delegátů. Delegáti mohou mít k dispozici vaše základní identifikační a kontaktní údaje pro účely poskytování podpory.
3.1.5 Reklamace. Pokud se zákazník domnívá, že plnění ze strany naší Společnosti vykazuje vady, je oprávněn jej reklamovat v souladu s příslušnými předpisy občanského práva. Vyřizování reklamací je součástí smluvního plnění mezi Společností a vámi a zároveň se jedná o naší zákonnou povinnost.
3.1.6 Zasílání upomínek Pokud není splatná faktura za námi poskytnuté služby včas uhrazena, můžeme vám zasílat upomínky, a to až do té doby, než dojde k jejímu uhrazení.
3.1.7 Určení, výkon a obhajoba právních nároků. Po ukončení smluvního vztahu můžeme rovněž po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.
3.1.8 Účetní a daňové doklady Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o dani z přidané hodnoty) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.
3.1.9 Pro případy, kdy je součástí zájezdu či služební cesty i zprostředkování letenky, pojištění či půjčení vozidla, najdete informace o souvisejícím zpracování níže v odst. 4.6, 4.7, 4.8.
3.2 Právní základ zpracování Právním základem zpracování osobních údajů pro výše popsané účely je plnění smlouvy či zákonné povinnosti, případně náš oprávněný zájem. Oprávněný zájem je právním základem zpracování zejména v případech, kdy je zákazníkem právnická osoba a zpracováváme osobní údaje jejích kontaktních osob nebo v případě, kdy se jedná o rodinné příslušníky zákazníků, hosty zákazníků či jiné osoby uvedené na cestovní smlouvě, kdy tyto osoby nejsou přímo smluvní stranou smlouvy s naší Společností.
3.3 Rozsah zpracovávaných údajů Pro výše uvedené účely zpracováváme osobní údaje o cestujících poskytnuté v rámci smluvního ujednání, případně v rámci čerpání našich služeb. Jedná se zejména o následující údaje cestujících případně jejich zákonných zástupců:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, národnost, adresa bydliště);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- údaje z identifikačních průkazů (číslo cestovního pasu, číslo OP);
- údaje o cestovních povoleních (víza apod.) pokud jsou pro danou cestu relevantní;
- údaje o preferencích (zejména ohledně stravy nebo jiných zvláštních požadavků či omezení).
3.4 Zdroje osobních údajů. Zpracováváme osobní údaje, které nám zákazník poskytne v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu a jeho průběhu. Některé osobní údaje můžeme přiměřeně ověřovat z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík apod.).
3.5 Doba zpracování. Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba zpracování, tak budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecích lhůt na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a k prokázaní splnění našich zákonných a jiných povinností např. v případě započetí daňového řízení nebo kontroly ze strany živnostenského úřadu. V případě, že bude trvat soudní spor či jiné řízení či šetření vedené před či prováděné příslušnými orgány veřejné správy i po skončení promlčecích lhůt, mohou být údaje uchovávány až do úplného skončení takového řízení.
4 DALŠÍ SLUŽBY A JINÉ OPERACE
Dále vám poskytujeme následující služby v oblasti cestovního ruchu, při kterých rovněž dochází ke zpracování osobních údajů, a to po níže vymezenou dobu, pro níže vymezené účely a na základě níže vymezených právních základů:
4.1 PRODEJ NAŠICH ZÁJEZDŮ PROSTŘEDNICTVÍM TŘETÍCH OSOB
Naše zájezdy prodáváme rovněž prostřednictvím třetích osob, zpravidla jiných cestovních kanceláří či cestovních agentur. V takovém případě pro nás vaše osobní údaje získá jiná cestovní kancelář nebo agentura, uzavře s vámi smlouvu naším jménem a vaše osobní údaje nám předá. Smluvní vztah však vzniká s naší Společností a zpracování vašich údajů probíhá jak je popsáno výše v bodě 3 těchto Zásad zpracování osobních údajů.
4.2 PROVIZNÍ PRODEJ ZÁJEZDŮ
Obdobně jako mohou naše zájezdy prodávat jiné cestovní kanceláře nebo agentury, tak i my můžeme pro jiné cestovní kanceláře zprostředkovávat prodej jejich zájezdů. V takovém případě je správcem Vašich osobních údajů cestovní kancelář či agentura pořádající zájezd, identifikovaná ve smlouvě o zájezdu jako poskytovatel zájezdu. V otázkách ochrany osobních údajů se musíte v tomto případě obrátit na tuto cestovní kancelář či agenturu.
4.3 INCOMINGOVÉ SLUŽBY
Poskytujeme rovněž takzvané incomingové neboli příjezdové služby, které spočívají v poskytování nebo zprostředkování služeb v oblasti cestovního ruchu (tlumočnické, průvodcovské, dopravní, ubytovací apod.) skupinám či jednotlivcům přijíždějícím do České republiky nebo jiných zemí ve střední Evropě, kde incomingové služby poskytujeme.
4.3.1 Účel zpracování Účelem zpracování vašich osobních údajů je řádné poskytnutí objednaných incomingových služeb. V případě zprostředkovávaných služeb můžeme v nezbytné míře některé vaše osobní údaje nutné pro rezervaci či objednání služby předávat třetím osobám, které zajišťují individuální služby.
4.3.2 Právní základ zpracování Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro plnění našich smluvních povinností souvisejících se zajištěním těchto služeb.
4.3.3 Rozsah a doba zpracování osobních údajů. Rozsah a doba zpracování osobních údajů odpovídá rozsahu a dobám uvedeným v bodech 3.3 a 3.5 těchto Zásad zpracování osobních údajů, s přihlédnutém k charakteru vámi objednaných incomingových služeb.
4.4 POSKYTOVÁNÍ UBYTOVACÍCH SLUŽEB
Vaše osobní údaje můžeme v nezbytně nutném rozsahu zpracovávat i při poskytování ubytovacích služeb.
4.4.1 Účel zpracování Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely poskytování ubytovacích služeb, které jste si u nás zakoupili a dále při plnění souvisejících právních povinností vyplývajících ze zákona o místních poplatcích a pokud jsou ubytovanými osoby cizí národnosti, tak i ze zákona o pobytu cizinců na území České republiky. V souvislosti s tím mohou být údaje ubytovaných osob v rozsahu stanoveném zákonem předávány cizinecké policii či městskému úřadu, který dohlíží na výběr místních poplatků.
4.4.2 Právní základ zpracování Právním základem zpracování je plnění smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli a zpracování je rovněž nezbytné pro splnění povinností vyplývajících ze zákona o pobytu cizinců na území České republiky a zákona o místních poplatcích, které se na nás vztahují.
4.4.3 Rozsah zpracovávaných údajů Pro výše uvedené účely zpracováváme osobní údaje o ubytovaných osobách poskytnuté v rámci poskytování našich služeb. Jedná se zejména o následující údaje ubytovaných osob:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, národnost, adresa bydliště);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- údaje z identifikačních průkazů (číslo cestovního pasu, číslo OP);
- číslo víza v případě cizinců s vízovou povinností;
- poslední 4 číslice z čísla vaší platební karty;
- údaje o preferencích (zejména ohledně stravy nebo jiných zvláštních požadavků či omezení);
- údaj o účelu a době pobytu.
4.4.1 Doba zpracování. Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecích lhůt na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a k prokázaní splnění našich zákonných a jiných povinností např. v případě započetí daňového řízení nebo kontroly ze strany živnostenského úřadu. Údaje v domovní knize a evidenční knize jsme na základě zákona o pobytu cizinců na území České republiky a zákona o místních poplatcích povinni uchovávat po dobu 6 let od posledního zápis.
4.5 ZPROSTŘEDKOVÁNÍ UBYTOVACÍCH SLUŽEB
Vaše údaje můžeme dále zpracovávat pro účely zprostředkování ubytovacích služeb v hotelech a jiných ubytovacích zařízeních našich partnerů.
4.5.1 Účel zpracování.
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem zprostředkování ubytovacích služeb, které jste si objednali. Některé vaše osobní údaje můžeme v nezbytné míře nutné pro rezervaci či objednání ubytování předávat poskytovateli zprostředkovaného ubytování.
4.5.2 Právní základ zpracování.
Právní základem zpracování je plnění smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli, případně náš oprávněný zájem, pokud zpracováváme údaje dalších ubytovaných osob.
4.5.3 Rozsah zpracovávaných údajů.
Pokud využijete naši službu zprostředkování ubytovacích služeb, můžeme zpracovávat vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, národnost, adresa bydliště);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- údaje o vašem letu;
- číslo cestovního dokladu;
- číslo víza u cizinců s vízovou povinností;
- poslední 4 číslice z čísla vaší platební karty;
- údaje o preferencích (zejména ohledně stravy nebo jiných zvláštních požadavků či omezení).
4.5.4 Doba zpracování.
Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba zpracování, tak budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecích lhůt na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a k prokázaní splnění našich zákonných a jiných povinností např. v případě započetí daňového řízení nebo kontroly ze strany živnostenského úřadu.
4.6 REZERVACE LETENEK
Mezi námi nabízené služby patří i služba rezervace letenek. Pokud tuto službu využijete, budeme vaše osobní údaje předávat prostřednictvím provozovatele rezervačního systému letecké společnosti, která je provozovatelem vámi vybraného letu. Letecká společnost bude samostatným správcem vašich osobních údajů. V případě reklamace letenek můžeme údaje sdílet se společností vyřizující reklamace u letecké společnosti.
4.6.1 Účel zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem rezervace letenky u letecké společnosti.
4.6.2 Rozsah zpracovávaných údajů. Pokud využijete naši službu rezervace letenek, můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje cestujících osob:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, národnost);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pobytu v cizí zemi);
- údaje z identifikačních dokladů (číslo pasu nebo číslo občanského průkazu);
- údaje o preferencích (zejména ohledně stravy nebo jiných zvláštních požadavků či omezení);
- údaje pro pojištění storna letenky (obdobné jako v případě zprostředkování pojištění, viz níže v bodě 4.7.3 těchto Zásad zpracování osobních údajů);
- a poslední 4 číslice z čísla vaší platební karty.
4.6.3 Doba zpracování. Údaje, které od vás získáme při rezervaci letenek, budeme uchovávat po dobu 5 let, pokud právní předpisy nebo naše oprávněné zájmy nebudou vyžadovat dobu delší.
4.6.4 Právní základ zpracování. Právním základem zpracování osobních údajů v rámci rezervace letenek je plnění smlouvy či zákonné povinnosti, případně náš oprávněný zájem. Oprávněný zájem je právním základem zpracování zejména v případech, kdy je zákazníkem právnická osoba a zpracováváme osobní údaje jejích kontaktních osob nebo v případě, kdy se jedná o rodinné příslušníky zákazníků, hosty zákazníků či jiné cestující pro které rezervaci provádí třetí osoba.
4.7 ZPROSTŘEDKOVÁNÍ POJIŠTĚNÍ
V souvislosti s prodejem zájezdů, zajišťováním služebních cest a poskytováním dalších služeb můžeme jako doplňkovou službu nabízet sjednání cestovního nebo jiného pojištění (např. storna letenek). V případě, že jednáme na základě vašeho pověření a vybíráme pro vás nejvýhodnější pojištění, tak vystupujeme jako pojišťovací makléř. V případě, že jednáme z pověření jedné nebo více pojišťoven a nabízíme jejich pojistné produkty, jednáme v pozici pojišťovacího agenta. Vaše osobní údaje předáváme pojišťovně, která je jejich samostatným správcem.
4.7.1 Účel zpracování. Účelem zpracování údajů je zajištění cestovního nebo jiného pojištění.
4.7.2 Právní základ zpracování. Právním základem takového zpracování je plnění zprostředkovatelské smlouvy, kterou s vámi uzavíráme nebo oprávněný zájem.
4.7.3 Rozsah zpracovávaných údajů. Pokud využijete naši službu zprostředkování pojištění, budeme zpracovávat zejména následující vaše osobní údaje:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, bydliště);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- údaje o pojištěných aktivitách;
- údaje o vašem letu (v případě pojištění storna letenek).
4.7.4 Doba zpracování. Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba zpracování, budeme údaje získané v souvislosti se zprostředkováním pojištění uchovávat po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecích lhůt na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a k prokázaní splnění našich zákonných vyplývajících zejména ze zákona o pojišťovacích zprostředkovatelích a likvidátorech pojistných událostí. Pokud bude zahájeno v souvislosti se zprostředkováním pojištění jakékoliv řízení, budeme vaše údaje zpracovávat až do úplného skončení takového řízení.
4.8 ZPROSTŘEDKOVÁNÍ PŮJČOVÁNÍ AUT
Mezi námi nabízené služby patří i služba zprostředkování půjčování aut. Pokud tuto službu využijete, budeme vaše osobní údaje předávat vámi zvolené půjčovně aut v příslušné zemi. Půjčovna aut bude v tomto případě samostatným správcem vašich osobních údajů
4.8.1 Účel zpracování. Účelem zpracování údajů je zajištění vozidla v cíli vaší cesty.
4.8.2 Rozsah zpracovávaných údajů. V případě, že využijete naší služby on-line půjčovny aut, budeme zpracovávat zejména následující vaše osobní údaje:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, věk);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- údaje o vašem letu;
- poslední 4 číslice z čísla vaší platební karty.
4.8.3 Doba zpracování. Pokud nevyplývá z právních předpisů delší doba uchování, tak budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy a dále po dobu trvání promlčecích lhůt na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a k prokázaní splnění našich zákonných a jiných povinností např. v případě započetí daňového řízení.
4.9 ZÁKAZNICKÁ PODPORA
Vaše údaje můžeme rovněž zpracovávat za účelem vyřízení vašich požadavků či dotazů odeslaných prostřednictvím kontaktního formuláře na adrese http://www.oktours.cz/cs/footer/kontaktynebo jiným způsobem. Pokud se váš požadavek nebo dotaz bude týkat služeb, které vám poskytujeme, tak bude takové zpracování součástí plnění smlouvy. Pokud se váš požadavek nebo dotaz bude týkat jiných záležitostí, budeme vaše údaje zpracovávat za účelem vyřízení vašeho požadavku. Hovory na zákaznické lince nejsou nahrávány, příslušní pracovníci vyřizující požadavek si mohou o vyřízení požadavku vést poznámky či komunikovat vaše osobní údaje osobám, jejichž součinnost je k vyřízení požadavku nutná (např. poskytovatel ubytování, letecká společnost, pojišťovna apod.).
4.9.1 Účel zpracování. Účelem tohoto zpracování je řádné vyřízení vašeho požadavku či dotazu.
4.9.2 Rozsah zpracovávaných údajů. V rámci zákaznické podpory zpracováváme zejména následující vaše údaje:
- identifikační údaje (jméno, příjmení);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- jakékoliv další údaje obsažené ve vaší zprávě.
4.9.3 Doba uchování. Poskytnuté údaje budeme uchovávat po dobu nutnou k vyřízení vašeho požadavku či dotazu. Následně vaše údaje smažeme, pokud nebude dán žádný zvláštní důvod pro jejich další zpracování.
4.10 MARKETINGOVÁ KOMUNIKACE
4.10.1 Pokud nám udělíte souhlas nebo se přihlásíte k odběru, budeme vaše osobní údaje dále využívat za účelem zasílání novinek o našich službách a jiných obchodních sdělení souvisejících s našimi službami. Jedná se zejména o novinky týkající se našich služeb, které by pro vás mohly být relevantní na základě vašich předchozích objednávek. Novinky vám můžeme zasílat prostřednictvím vašich kontaktních údajů. Při zasílání obchodních sdělení zpracováváme vaše údaje na základě souhlasu nebo na základě našeho oprávněného zájmu na informování našich zákazníků o novinkách a relevantních službách či doručování souvisejících obchodních sdělení. Pokud svůj souhlas s tímto zpracováním odvoláte nebo vyslovíte oprávněné námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu, bez dalšího přestaneme vaše osobní údaje pro účely zasílání marketingových sdělení zpracovávat.
4.10.2 Rozsah zpracovávaných údajů
Abychom vám mohli zasílat relevantní marketingová sdělení, využíváme zejména následující osobní údaje:
- identifikační údaje (jméno, příjmení);
- kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa);
- údaje o vašich objednávkách.
4.10.3 Doba zpracování. Údaje pro tento účel zpracováváme po dobu platnosti souhlasu nebo do té doby, než svůj souhlas odvoláte.
4.11 SPOTŘEBITELSKÉ SOUTĚŽĚ
V případě, že se přihlásíte k účasti na našich soutěžích, budeme vaše údaje zpracovávat za účelem umožnění vaší účasti v těchto soutěžích a jejich vyhodnocení, včetně jednotlivých údajů, na kterých je konkrétní soutěž postavena (např. odpovědí na znalostní otázky apod.). Zpracování vašich údajů v rámci pořádání soutěží probíhá na základě vašeho souhlasu. Souhlas se svou účastní v soutěži pořádané naší Společností nebo ve spolupráci s třetí stranou můžete kdykoli odvolat a my vaše údaje přestaneme zpracovávat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu (před jeho odvoláním).
4.11.1 Účel zpracování. Účelem takového zpracování zajištění řádného průběhu soutěže.
4.11.2 Rozsah zpracovávaných údajů. Abyste se mohli účastnit soutěží, potřebujeme zpracovávat následující osobní údaje, a to v rozsahu, ve kterém jsou vymezené v přihlašovacím formuláři při přihlášení do soutěže, a dále osobní údaje, jejichž zpracování je pro konkrétní soutěž nezbytné:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, bydliště);
- kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo);
- další informace poskytnuté v rámci soutěže.
4.11.3 Doba zpracování. Účelem zpracování vašich osobních údajů je umožnění účasti v námi organizovaných uživatelských soutěžích v souladu s podmínkami těchto soutěží, včetně případného kontaktování výherce a doručení výhry. Údaje pro tento účel zpracováváme do ukončení příslušné soutěže a po přiměřenou dobu zpravidla nepřesahující 1 rok po ukončení soutěže za účelem doručení případných výher či vyřešení podnětů či stížností účastníků soutěže či jiných osob.
4.11.4 Konkrétní účel zpracování, rozsah údajů a doba zpracování vždy záleží na konkrétní soutěži, které se zúčastníte, a může být dále popsán v pravidlech takové soutěže. V případě rozporu mezi pravidly konkrétní soutěže a tímto článkem 4.11, mají přednost pravidla konkrétní soutěže.
5 SDÍLENÍ A PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ)
5.1 Příjemci osobních údajů
Osobní údaje, které zpracováváme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související s poskytováním našich služeb v oblasti cestovního ruchu, zejména se jedná o spolupráci na organizování zájezdů, včetně dopravy a dále administrativní podporu, poskytování softwarových nástrojů apod. Tyto osoby jsou v postavení zpracovatelů nebo správců osobních údajů. Vaše osobní údaje můžeme sdílet zejména:
- s ostatními společnostmi z naší skupiny za účelem administrativní podpory při poskytování služeb a sdíleného poskytování některých služeb a dalších zpracovatelských činností. Údaje poskytujeme zejména společnostem:
- NEMO & SELECTA s.r.o., se sídlem Politických vězňů 911/8, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČ: 186 22 933;
- Travel Alliance a.s., se sídlem Americká 361/9, Praha 2, 120 00, IČ: 272 39 462;
- s provozovateli hotelů, pensionů a jiných ubytovacích zařízení;
- s leteckými společnosti a jinými dopravci;
- se společností, která vyřizuje reklamace letenek Click2Claim s.r.o., se sídlem Jičínská 1748/5, Vinohrady, 130 00 Praha 3, IČ: 287 91 215;
- s půjčovnami aut a jiných dopravních prostředků;
- s pojišťovnami;
- s jinými cestovními kancelářemi v případě, že vystupujeme v pozici provizního zprostředkovatele cestovního zájezdu;
- s poskytovateli delegátských služeb;
- k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup externí auditoři, daňoví poradci, právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
- pokud se na nás při výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci s žádostí o poskytnutí informací, jejichž součástí mohou být vaše osobní údaje, budeme na základě povinností vyplývajících ze zákona nebo jiného právního aktu povinni v nezbytném rozsahu vaše osobní údaje zpřístupnit.
5.2 Záruky zpracování
Se zpracovateli osobních údajů jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady zpracování osobních údajů.
5.3 Předávání údajů mimo EHP
V souvislosti s naší činností budeme vaše údaje předávat do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, a to zejména v případech, kdy cílem vaší cesty je země mimo Evropský hospodářský prostor. Toto předávání je nezbytné pro plnění našich smluvních povinností a probíhá v souladu s kapitolou V Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679.
6 ZABEZPEČENÍ DAT
Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména opatření zajišťující fyzickou bezpečnost, přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uloženy osobní údaje a další opatření.
7 VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ
V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat informace o způsobech zpracování svých osobních údajů a právo na opravu údajů, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme. V určitých případech máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů, dále pak máte právo na přístup ke svým osobním údajům nebo na jejich přenos (např. přenos k jinému poskytovateli služeb). V některých případech máte právo vznést námitky a také právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V případě, že jste nám dříve poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete jej kdykoliv odvolat. Jednotlivá práva a způsob jejich uplatnění jsou podrobněji popsána níže.
7.1 Způsob uplatňování vašich práv
Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání osobních údajů nebo o omezení zpracování, v souladu s vaším požadavkem, každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle kapitoly 6 těchto Zásad zpracování osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí. Pokud si přejete uplatnit svá práva a/nebo získat příslušné informace, můžete tak učinit prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů, jehož údaje najdete v kapitole 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů. Pokud budete uplatňovat svá práva, můžeme vás požádat o poskytnutí některých dodatečných osobních údajů, které jste nám již dříve sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce.
7.2 Oprava vašich osobních údajů
Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. V případě žádosti o opravu vašich osobních údajů nás kontaktujte prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů, jehož údaje najdete v kapitole 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů. Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.
7.3 Vymazání vašich osobních údajů
Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání vašich osobních údajů, a to prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů, jehož údaje najdete v kapitole 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů.
Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů, pokud jste nám souhlas dříve poskytli.
7.4 Odvolání souhlasu
Souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám dříve poskytli, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Můžete tak učinit prosím prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v čl. 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů. V případě, že chcete odvolat souhlas, který jste nám poskytli, kontaktujte nás prostřednictvím našeho koordinátora na ochranu osobních údajů. V takovém případě vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu smažeme postupem dle bodu 7.3. Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu před jeho odvoláním z vaší strany.
7.5 Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů
Máte právo požadovat informaci o tom, zda o vás zpracováváme osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom vám zpřístupnili osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se vaší osoby. V případě, že si chcete potvrdit rozsah údajů, které o vás zpracováváme nebo získat jejich kopii, kontaktujte nás prosím prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů, jehož údaje najdete v kapitole 2 těchto Zásad zpracování osobních údajů. Pokud budete požadovat přenos vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný.
7.6 Právo vznést námitky
V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho zákazníka), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, tak tyto údaje nebudeme dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme. Pokud vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, tak bez dalšího přestaneme vaše údaje pro tento účel zpracovávat.
Námitky proti zpracování můžete vznést prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů.
7.7 Omezení zpracování
Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat. Žádost o omezení zpracování můžete uplatnit prostřednictvím našeho koordinátora pro ochranu osobních údajů.
7.8 Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: http://www.uoou.cz.
8 AKTUALIZACE ZÁSAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Průběžně můžeme tyto Zásady zpracování osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad zpracování osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.oktours.cz/cs/gdpr. O podstatných změnách vás budeme informovat prostřednictvím vámi sdělené emailové adresy před datem jejich účinnosti.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 25. května 2018.
Stáhněte si GDPR podmínky zde: